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Julho e janeiro são meses que são sinônimos de férias para muitas pessoas e é muito comum que os funcionários configurem mensagens automáticas antes de saírem para descansar ou quando viajam a negócios. Afinal, além de serem muito práticas e reportarem as ausências, essas mensagens contêm informações que ajudam os parceiros e clientes a se manterem atualizados e saberem com quem devem entrar em contato caso ocorra alguma emergência. Entretanto, se não houver cuidado com o tipo de conteúdo que é colocado nessas respostas automáticas, elas podem dar mais detalhes do que o necessário, podendo ser usadas por cibercriminosos para criar phishings usando as credenciais da vítima.
Pensando nisso, a Kaspersky preparou 5 dicas para que os funcionários criem suas mensagens de ausência sem correr o risco de dar informações demais:
1. Ao configurar uma mensagem automática, determine quais colaboradores realmente precisam recebê-la. Se você lida com poucos clientes, pode notificá-los diretamente de sua ausência, seja por e-mail ou telefonema;
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2. Recomenda-se criar duas opções de resposta automática – uma para endereços internos e outra para externos. Sendo informações mais detalhadas aos colegas e, para as pessoas de fora, o mínimo possível;
3. Se a comunicação é apenas com colegas da empresa, elimine a ideia de respostas automáticas para endereços externos;
4. Em qualquer caso, é importante que essas mensagens não contenham informações supérfluas. Nomes de linhas de produtos ou clientes, número de telefones de colegas, informações sobre onde e quando estará de férias, e outros detalhes do tipo;
5. No servidor de e-mail, use uma solução de segurança que detecte automaticamente spam, tentativas de phishing e que verifique anexos em busca de malware, como o Kaspersky Security for Microsoft 365. Além disso, consulte a solução que mais se adeque ao porte da sua empresa aqui.
